ماهو الصادر: الصادر هي الخطابات والنماذج والاستمارات وغيرها ، اللتي تصدر عن المدرسة سواء كان تصديرها الكترونيا او مناولة او بالبريد سنتكلم عن: ا نواع الصادر طريقة ارساله طريقة فهرسته وحفظه انواع الصادر النوع الأول: الخطابات الرسمية آ- طريقة كتابة الخطابات الرسمية اولا:((رأس وتذييل الخطاب)) ١- يقسم رأس الصفحة الى ثلاث اقسام القسم الايمن: ويكتب فيه مايلي؛ المملكة العربية السعودية ،، وزارة التربية والتعليم ،، الادارة العامة للتربية والتعليم بالرياض ،، الثانوية.... القسم الاوسط: صورة شعار وزارة التربية والتعليم القسم الايسر: رقم الصادر ، تاريخه ، المشفوعات ( وهي عبارة عن عدد الاوراق المرفقة مع الخطاب) ٢- تذييل الخطاب: يوضع فيه توقيع كاتبة الخطاب صورة نموذج خطاب صادر..... ثانياً:(( ضوابط كتابة الخطاب)) ١- يبدأ بذكر ثلاثة امور مهمة الجهة الصادر منها: مثلا؛ (من مديرة الثانوية ٧٧) الجهة الصادر اليها: مثلا؛( إلى/ مكتب التربية والتعليم بالروابي) موضوعة الخطاب: مثلا ؛( بشأن/ المساقط الافقية للمدرسة) ٢- يكون الخطاب مختصرا جدا وفي حال الطلب يبتدئ بعبارة ( نرفع لكم) وفي حال الرد على استفسار يبتدئ بعبارة ( نفيدكم) ٣- يختتم بتوقيع وختم المديرة ب- آلية وطريقة رفع الخطابات الرسمية: ١- يكتب الخطاب حسب الضوابط ٢- يوقع ويختم من المديرة ٣- يؤخذ صورة له بعد الختم و التوقيع ٤- يتم عمل مسح ضوئي له ( سكان)، وتحفظ في ملف خاص في الكمبيوتر ، ( حسب خطوات المسح الضوئي المعروفة) ٥- ثم يتم فتح ايميل المدرسة وارسال صورة الخطاب للجهة المطلوبة.
· مشاركة وتبادل الملفات بين المستخدمين وتسهيل الوصلة إلى المعلومة الصحيحة. · إلزام الموظفين بمتابعة الوثائق والتعاميم الصادرة او الواردة واستخراج كشف بالإجراءات المتبعة على الوثيقة أو التعميم. · استخراج التقارير المطلوبة الخاصة بأرشفة التعاميم والوثائق، بالإضافة إلى تقارير المستخدمين والصلاحيات وجهات الاتصال. · الاحتفاظ بسجل تفصيلي عن بيانات جهات الاتصال والاشخاص المهمين الذين يتم التعامل معهم او الرجوع إليهم بين فترة وأخرى، بالإضافة إلى بيانات الاتصال بالموظفين. المواصفات العامة · يعمل النظام على كافة أنظمة تشغيل Windows. · يتضمن البرنامج نظام إدارة صلاحيات المستخدمين، والذي يتحكم في الصلاحيات المتاحة والممنوعة عن المستخدمين. · يمكن ربط البرنامج بعدد غير محدود من الأجهزة الطرفية ( شبكة داخلية)، ويدعم إنشاء عدد غير محدود من المستخدمين. · يقوم النظام بحفظ كافة الإجراءات التي قام بها المستخدم في كافة شاشات النظام، ويمكن مراجعتها وطباعة تقرير بها. · يمكن ربط البرنامج بالفروع الأخرى ومزامنة البيانات وتبادل الملفات والتعاميم ومتابعتها بشكل فوري. · يمكن للنظام إرسال رسالة جوال أو بريد الكتروني ( حسب الطلب) إلى مسئول النظام في حال ورود تعميم لم يتم قراءته او قرب انتهاء وثيقة معينة.
برنامج الصادر و الوار مكــاتب بلا ورق مؤسسة علامة البرامج للتقنية بسم الله الرحمن الرحيم مقدمة عن النظام............................................................................... 1 التقنية. المستخدمة............................................................................... 2 اقسام النظام............................................................................... 4 أهداف النظام............................................................................... 5 المواصفات العامة............................................................................... 6 الدعم الفني............................................................................... 8 إن مؤسسة ( علامة البرامج للتقنية) ومنذ تأسيسها، هي مؤسسة متخصصة في الأنظمة الإدارية، لما لهذه الأنظمة من دور حيوي في صحة سير المعاملات الإدارية وسلامة الإجراءات المتبعة في حال وجود تعاميم أو تعليمات متبعة سواء بين الإدارات أو بين الإدارة والأقسام التابعة لها، لذلك قامت مؤسسة ( علامة البرنامج للتقنية) بدراسة معمقة لمتطلبات المنشآت الحكومية على وجه الخصوص، والمنشآت التجارية على وجه العموم من الناحية الإدارية، فوجدنا أن أكبر مشكلة تواجه المنشأة هي مشكلة أرشفة التعاميم أو الملفات الصادرة والواردة، وصعوبة الوصول إلى المستندات المطلوبة أو في بعض الحالات فقدان المستندات نتيجة التغيير بين الموظفين وغيره، لذلك قمنا ببناء نظام أرشفة الصادر والوارد، والذي تم بناءه لفترة استمرت لعامين حتى يومنا هذا، عن طريق الطلبات والاقتراحات المقدمة من عملائنا الأفاضل، حيث تم دمج نظام الصادر والوارد والذي كان مخصصا للتعاميم فقط مع نظام الأرشفة الإلكترونية للوثائق بشكل عام، ثم قمنا بإدخال نظام متابعة الصادر والوارد ونظام التخاطب المباشر بين المستخدمين وجهات الإتصال ونظام البريد الالكتروني، ليكون نظام الصادر والوارد شاملا للأرشفة الإلكترونية للمستندات بكافة أنواعها، ومتضمنا للناحية الإدارية من حيث تبادل ومتابعة التعاميم الصادرة والواردة، وحيث أنه تم بناء النظام بأحدث تقنية واعدة من شركة ميكروسوفت العملاقة، فإن إمكانيات التطوير للنظام غير محدودة بإذن الله تعالى، وتتعهد مؤسسة ( علامة البرامج للتقنية) بمواصلة تطوير النظام بشكل دائم حتى يصل مستوى النظام إلى العالمية بإذن الله تعالى.
· دعم تعدد الوثائق للخطاب الواحد، وإمكانية تحرير الوثيقة وحفظها من داخل النظام. · ترقيم الصادر والوارد مرتبط بالسنة الميلادية أو الهجرية ( حسب الرغبة). · تقارير تشمل جميع اجزاء البرنامج، وإمكانية تحويل التقرير إلى كتاب الكتروني ( PDF) او ملف اكسل ( Excel) او ملف وورد ( Word). · قاعدة البيانات غير محدودة الحجم ويمكن تخزين عدد غير محدود من السجلات والوثائق حسب حجم قرص التخزين لدى العميل. · تم بناء قاعدة البيانات بشكل يمنع التأخير في تحديث أو جلب البيانات اثناء العمل على النظام. · يتضمن البرنامج جزئية إدارية خاصة بمتابعة التعاميم والوثائق وحفظ جهات الاتصال وإرسال رسائل الجوال والبريد الالكتروني وغيره. · يمكن للمستخدم القيام بعملية النسخ الاحتياطي للبيانات وتضمين الملفات على شكل ملف ارشيف Winrar عند النسخ الاحتياطي. · تضمن مؤسسة ( علامة البرامج للتقنية) سلامة العمل على برامجها، وخلو برامجها من الأخطاء البرمجية وسلامة قواعد البيانات من أي اخطاء، وتلتزم مؤسسة ( علامة البرامج للتقنية) بإصلاح أي خطا برمجي طارئ في النظام دون أي تكاليف أو رسوم إصلاح لفترة غير محدودة من الزمن. · تلتزم مؤسسة ( علامة البرامج للتقنية) بتدريب مسئول الدعم الفني او من ينوب عنه لمدة ثلاث ساعات على النظام بالحضور للموقع في حال وجود العميل في مدينة جدة، أو باستخدام خدمة الإنترنت والاتصال عن بعد للعملاء خارج مدينة جدة.
· يمكنكم طلب الإضافات والتعديلات على النظام او ربط الفروع حسب رغبتكم في أي وقت وسيتم تحديد التكاليف بالاتفاق بين الطرفين. · يحق للعميل الحاصل على النسخة الكاملة من البرنامج أن يحصل على التحديثات الخاصة بالبرنامج مدى الحياة دون مقابل، باستثناء رسوم التركيب في حال عدم وجود دعم فني لديكم للقيام بعملية التحديث والتركيب. · يمكنكم الاعتماد على مؤسسة ( علامة البرامج للتقنية) لتوريد وتركيب السيرفر واجهزة الكمبيوتر والطابعات للمستخدمين، وتوصيل الشبكة وغيره من خدمات الدعم الفني بأسعار منافسة وبضمان المؤسسة، كما يمكنكم الاعتماد على مؤسسة ( علامة البرامج للتقنية) بالاستشارة عند رغبتكم في شراء نظام آخر من طرف ثالث او انشاء دورة مستندية خاصة بكم وانشاء تحليل لمتطلبات عملكم في حال رغبتكم بإنشاء نظام خاص بكم مع طرف ثالث. للتواصل ومزيد من المعلومات جدة – شارع خالد بن الوليد هاتف: 026141332 فاكس: 026141334 جوال: 0537290909 البريد الالكتروني: الموقع الالكتروني: